De vraag
Yulius maakte in 2021 de overstap naar een nieuw Electronisch Patiëntendossier. Er was een enorme voorbereidingstijd aan vooraf gegaan; het was een omvangrijk project.
Om de implementatie van dit nieuwe programma te laten slagen moesten 1200 medewerkers opgeleid worden om met dit nieuwe cliëntendossier te werken. Het opleiden een belangrijke succesfactor.
Binnen Yulius ontbrak het aan specialistische kennis en ervaring en ze vroegen mij om dit deelproject te leiden. Van begin tot eind zorgen dat de opleiding uiteindelijk wordt uitgevoerd, zodat mensen er goed voorbereid mee konden gaan werken.
Het project liep al een tijdje, dus ik stapte als het ware op een rijdende trein.
Er moest snel vaart worden gemaakt met een passend opleidingsplan. De tijdsdruk en de omstandigheden vormden een uitdaging: nog 7 maanden vóór de live-gang en vanwege Covid moest alles digitaal en op afstand aangeleerd worden.
Binnen een maand had ik een nieuw opleidingsontwerp gemaakt. Daarin geen standaard klasjes zoals ze gewend waren, maar veel ruimte voor eigen tempo, mogelijkheid om zelfstandig te oefenen en een duidelijke routekaart.
Wat typeerde je aanpak?
Naast de vaardigheden, gaven we expliciet aandacht aan het veranderkundige aspect. Want met het nieuwe EPD veranderde namelijk ook inhoudelijke kaders; vertrouwde visie en manieren van werken kwamen onder druk te staan.
Weerstand hoorde daar vanzelfsprekend bij. We staken daarom veel energie in de communicatie en gebruiksvriendelijkheid.
En ondersteunden leidinggevenden in het begeleiden van de veranderingen met bijeenkomsten en uitwisseling.
Samen met de medewerker Leren en Ontwikkelen heb ik het totale blended opleidingsprogramma ontworpen en gecoördineerd. In GGZ Ecademy bouwden we een volledig leertraject, met alles op één plek. Dit werd goed ontvangen.
Wat bracht je nog meer?
Ik liet Yulius kennismaken met alternatieve (digitaal en op afstand) vormen van leren en nam ze mee in een frisse, vernieuwende kijk op leren van medewerkers. Zoals de directeur het vertaalde: ‘van verplichten en controleren’ naar ‘vertrouwen en verleiden’. Dat sloot perfect aan bij de beweging die Yulius wilde maken in hun visie op werknemerschap.
Spannend, maar precies wat er nodig was!
Ondanks de uitdagende omstandigheden heeft het opleidingsprogramma er mede voor gezorgd dat de implementatie soepel is verlopen. Medewerkers wisten de weg in het nieuwe EPD snel te vinden.
