Implementatie Electronisch Cliënten Dossier

De vraag

Yulius maakte in 2021 de overstap naar een nieuw EPD en om dit te laten slagen moesten 1200 gebruikers leren met het nieuwe EPD te werken. Het was een omvangrijk project, waarin het opleiden een belangrijke succesfactor van implementatie vormde. Medewerkers moesten er immers mee gaan werken. Het miste op dat moment aan opleidingskundige expertise en mankracht om dit project zelf op te pakken.

Mijn aanpak

Als (deel-)projectleider stapte ik op een rijdende trein en er moest snel vaart worden gemaakt met een passend opleidingsplan. Een andere grote uitdaging vormden de tijdsdruk en de omstandigheden: er waren nog 7 maanden vóór de live-gang en vanwege Corona-tijd moest alles digitaal en op afstand aangeleerd worden.

Binnen een maand legde ik een nieuw opleidingsontwerp voor – geen standaard klasjes zoals ze gewend waren, maar veel ruimte voor eigen tempo, mogelijkheid om zelfstandig te oefenen en een duidelijke routekaart. Naast de vaardigheden, gaf ik expliciet aandacht aan het veranderkundige aspect. Want met het nieuwe EPD veranderde ook de inhoudelijke kaders; vertrouwde visie en manieren van werken kwamen onder druk te staan. Weerstand hoorde daar vanzelfsprekend bij. We staken veel energie in de communicatie en gebruiksvriendelijkheid. En ondersteunden leidinggevenden in het begeleiden van de veranderingen met bijeenkomsten en uitwisseling.

Samen met de medewerker Leren en Ontwikkelen heb ik het totale blended opleidingsprogramma ontworpen en gecoördineerd. In GGZ Ecademy bouwden we een volledig leertraject, met alles op één plek. Dit werd goed ontvangen.

Ik liet Yulius kennismaken met alternatieve (digitaal en op afstand) vormen van leren en nam ze mee in een frisse, vernieuwende kijk op leren van medewerkers. Zoals de directeur het vertaalde: ‘van verplichten en controleren’ naar ‘vertrouwen en verleiden’. Dat sloot perfect aan bij de beweging die Yulius wilde maken in hun visie op werknemerschap. Spannend, maar precies wat er nodig was!

Ondanks de uitdagende omstandigheden heeft het opleidingsprogramma er mede voor gezorgd dat de implementatie soepel is verlopen. Medewerkers wisten de weg in het nieuwe EPD snel te vinden.

Goudfactor-Logo-wit

Privacyverklaring